Jak mądrze zarządzać czasem?

Milena Kliszczyńska

Zarządzanie czasem jest kluczową umiejętnością dla uczniów liceum. Dobrze opanowana na tym etapie edukacji z pewnością zaprocentuje na studiach i w przyszłej pracy zawodowej. W tym ważnym okresie życia, gdzie szkoła, zadania domowe, zajęcia dodatkowe i życie osobiste konkurują o uwagę, umiejętność efektywnego zarządzania czasem staje się niezwykle istotna. Dobra organizacja czasu może pomóc uczniom osiągnąć sukces, utrzymać równowagę między obowiązkami szkolnymi a życiem osobistym oraz rozwijać umiejętności przydatne w dorosłym życiu

Czym jest zarządzanie czasem?

Czym jest zarządzanie czasem i jak należy je rozumieć? Przede wszystkim jest to proces efektywnego planowania, organizacji i kontroli czasu potrzebnego na wykonanie określonych zadań. Celem dobrego zarządzania czasem jest zwiększenie produktywności i osiągniecie zamierzonych celów. Aby dobrze zarządzać czasem, należy korzystać z kilku kluczowych strategii, a są to:

alokowanie odpowiedniej ilości czasu na poszczególne zadania;
ustalanie kluczowych priorytetów na liście zadań – zgodnie z ich wartością i deadlinem;
eliminacja czynników rozpraszających.

Strategie zarządzania czasem

Na czym polega każda z tych strategii i jakie metody można wykorzystać przy ich realizacji?

1. Alokacja czasu

To zdecydowanie punkt wyjścia do efektywnego zarządzania swoim czasem. Czy da się planować, kiedy nie znamy ilości czasu potrzebnego nam na wykonanie określonego zadania? Zdecydowanie nie! Zawsze pierwszym krokiem powinno być określenie, ile czasu zajmie nam dana czynność.

Oczywiście nie zawsze mamy do czynienia z zadaniami, które znamy i w związku z tym nie zawsze jesteśmy w stanie dokładnie określić czas. Tutaj z pomocą może przyjść metoda 60:40. Zakłada ona, że powinniśmy planować ok 60% swojego czasu, po to, aby 40% zostało na zadania nieoczekiwane i nieplanowane.

Przed alokacją czasu warto jest też przygotować sobie dokładną „to do list”, na której znajdą się wszystkie zadania, które mamy do wykonania, np. w bieżącym tygodniu. Pamiętajmy, aby zaplanować również czas na pasje i odpoczynek! To niezwykle ważne, aby znajdować czas na to, co sprawia nam radość i napędza do działania.

2. Kiedy mamy już opracowaną listę zadań wraz z czasem potrzebnym na ich wykonanie, możemy przejść do kolejnego etapu, którym będzie ustalanie priorytetów.

Narzędziem, które jest pomocne i często wykorzystywane w tym celu także w biznesie, jest Macierz Eisenhowera.

Ćwiartka „I” – ważne i pilne: to zadania, które muszą zostać zrealizowane jak najszybciej. Będą to sprawy mające ściśle określony limit czasowy, nagłe sytuacje, które wymagają natychmiastowego rozwiązania oraz rzeczy, które powinny być wykonane już jakiś czas temu, w przeszłości (np. zaległe deadliny);

są to wszystkie czynności, które musimy wykonać jak najpilniej, ponieważ niewykonanie ich może powodować groźne konsekwencje;
są często nagłe, trudne do przewidzenia.

Ćwiartka „II” – rzeczy ważne i te, które nie są pilne: tutaj znajdują się zadania, których realizacja nie musi zostać ukończona w jak najszybszym czasie. Będą to więc zadania, które możemy „rozłożyć” na kilka dni, tygodni lub miesięcy, w zależności od tego, ile czasu konkretnie wymaga dana rzecz.

Sprawy ważne i te, które nie są pilne:

czynności, które są ważne ale możliwe do rozłożenia w czasie;
nie są nagłe i łatwo je przewidzieć;
ich wykonanie wymaga od nas regularności;
mają dla nas duże znaczenie.

Ćwiartka „III” – rzeczy nieważne i pilne: są to sprawy, które należy szybko rozwiązać, ale nie mają dużej rangi ważności;

są to wszystkie czynności, które mają krótki termin na realizację, ale ich niewykonanie nie spowoduje znaczących konsekwencji;
do wykonania w drugiej kolejności;
często to nad nimi spędzamy najwięcej czasu, realizując cudze priorytety i potrzeby;

Ćwiartka „IV” – rzeczy nieważne i te, które nie są pilne: zadania, które tak naprawdę nie powinny zajmować naszej uwagi, należy ograniczyć ich udział w naszym codziennym życiu.

wszystkie sprawy nieistotne;
potrafią zabrać dużo czasu I przeszkadzają w realizacji tych ważnych i pilnych;

Przykłady: oglądanie TV, przeglądanie stron internetowych, granie w gry komputerowe

Działania związane z planowaniem powinny zmierzać do tego, aby powiększyć obszar ćwiartki nr „II”, eliminując zadania z ćwiartki „III” i „IV” oraz pilnując, aby nie pojawiały się w ćwiartce nr „I”.

Narzędzia przydatne przy zarządzaniu czasem

Kiedy mamy już ustalone priorytety i ułożyliśmy sobie plan na bieżący tydzień/miesiąc warto zastanowić się, co pomoże nam trzymać się terminarza. Do wyboru mamy różne metody i narzędzia zarówno cyfrowe jak i analogowe.

Do analogowych na pewno będą należeć różnego rodzaju kalendarze, notatniki i planery, które można zabrać ze sobą i zajrzeć do nich w dowolnym momencie. Pomocne mogą okazać się także większe kalendarze i tablice, które możemy umieścić w widocznym miejscu, np. nad biurkiem.

W dobie smartfonów na uwagę zasługują również aplikacje do zarządzania czasem, należą do nich m.in Toggl Track – aplikacja pozwala na śledzenie czasu oraz prowadzenie dziennika godzin pracy. Todoist – w tej aplikacji stworzymy listy rzeczy i zadań do zrobienia, a także ustawimy przypomnienia o konieczności wykonania zadań z listy.

Ciekawym rozwiązaniem jest aplikacja Forest, która pomaga w koncentracji i skupieniu uwagi, a także w eliminowaniu bodźców rozpraszających. W jaki sposób? Użytkownik ustawia w aplikacji czas, przez jaki chciałby skoncentrować się, np. na nauce. Kiedy rozpoczynamy sesję pracy, aplikacja zasadza wirtualne drzewo, które rośnie, jeśli przez ustalony wcześniej czas nie korzystamy z telefonu. Jeśli użytkownik skorzysta z urządzenia przed ustalonym czasem, drzewo więdnie. Aplikacja umożliwia rozwijanie swoich wirtualnych roślin i tworzenie lasu. Im więcej korzystamy z aplikacji zgodnie z zasadami, tym las jest większy i bardziej różnorodny.

Forest promuje zdrowe nawyki cyfrowe i zachęca do pracy i nauki w ramach metody Pomodoro. Pomodoro to bardzo efektywna technika nauki w interwałach czasowych, zazwyczaj 25 min, z krótkimi przerwami pomiędzy nimi.

Planując swój czas warto również zadbać o dobre nawyki i eliminować z naszego dnia to, co zabiera czas, nie pozwala się skupić i odciąga uwagę. Złoty środek to na pewno regularność i konsekwencja.

Przypisy:

https://www.liceumsgh.pl/files/other/jak_skutecznie_zarzadzac_swoim_czasem.pdf, dostęp 3.06.2024

https://szkolenia.avenhansen.pl/artykuly/zarzadzanie-soba-w-czasie.html, dostęp 3.06.2024

https://mfiles.pl/pl/index.php/Zarz%C4%85dzanie_czasem https://portal.librus.pl/szkola/artykuly/jak-miec-wiecej-czasu-poznaj-metodyzarzadzania-czasem#, dostęp 3.06.2024

https://policealna.gowork.pl/blog/organizacja-czasu-i-efektywne-planowanie4-skuteczne-metody/, dostęp 3.06.2024

https://www.mytrendyphone.pl/blog/najlepsze-aplikacje-do-zarzadzaniaczasem/, dostęp 3.06.2024

Milena Kliszczyńska – doradca zawodowy i psycholog w Międzynarodowym Liceum Ogólnokształcącym Paderewski. Koordynator projektów Erasmus+.